Pilates rezervasyon kuralları: iptal, gelmeme (no-show) ve telafi nasıl yönetilir? (2026)

Neden yazılı bir rezervasyon kuralı şart?

Kural yoksa her iptal bir pazarlıktır: "Bir saat önce haber verdim", "trafikteydim", "geçen hafta da gelmemiştim ama düşmediniz". Eğitmen boş reformerın önünde bekler, stüdyo hem dersi hem üyeyle ilişkiyi kaybeder. Yazılı ve uygulamada görünen bir kural üç şeyi çözer: üye sınırı önceden bilir, resepsiyon kişisel karar vermek zorunda kalmaz, boş kalan saat telafi ya da başka üye ile dolar.

Örnek rezervasyon politikası (3 kural)

Aşağıdaki süreler örnektir; stüdyonuzun yoğunluğuna göre değiştirin.

1. İptal süresi: üye randevusunu ders saatinden en geç 12 saat (grup dersinde 24 saat) önce uygulamadan iptal edebilir. Süresinde iptal edilen ders hakkı yanmaz, telafi hakkına döner.
2. Geç iptal ve gelmeme: süresi geçtikten sonra iptal edilemez; gelmeyen üyenin dersi "Gelmedi" olarak işlenir ve hak paketten düşer. Telafi doğurmaz.
3. Telafi: süresinde iptal edilen her ders için bir telafi hakkı; telafi paketin geçerlilik süresi içinde ve boş bir saate alınır, bir iptale tek telafi verilir.

İsteğe bağlı dördüncü kural: aynı anda en fazla kaç açık randevu (örneğin 3). Bu, bir üyenin haftanın bütün iyi saatlerini tutup sonra iptal etmesini engeller.

GymKod'da bu kurallar nasıl ayarlanır?

GymKod'da işletme sahibi eğitmenlerin uygun gün ve saatlerini ayarlar; üyeler bu saatlerden kendi telefonlarındaki GymKod uygulamasıyla rezervasyon yapar. Randevu hizmete göre hemen oluşur ya da işletmenin onayını bekler, ders hakkı paketten kendiliğinden düşer. Kural ayarları işletme tarafında, "Yayın ve Randevu Kuralları" altındadır:

• Online rezervasyon açık / kapalı: üyenin uygulamadan saat alıp alamayacağı.
• Kaç gün önceden açılsın: üye en fazla kaç gün ilerisine randevu alabilir.
• En az ne kadar önce alınsın: ders saatine kaç saat kala rezervasyon kapanır.
• Üye iptali ve en geç iptal süresi: üye kendi randevusunu iptal edebilir mi; edebilirse ders saatinden en geç kaç saat önce. Süre geçince uygulamadan iptal kapanır; o ders artık yoklamada "Geldi" ya da "Gelmedi" olarak işlenir.
• Aynı anda en fazla açık randevu: bir üyenin aynı anda kaç gelecek randevusu olabilir.
• Onay modu (hizmet bazında): "Otomatik onayla" seçilen hizmette randevu üye saati seçtiği anda oluşur; "Onay beklesin" seçilen hizmette talep önce işletmeye düşer, ders saatine kadar onaylanmazsa kendiliğinden düşer. Talepte paketten bir seans ayrılır, red ya da düşmede geri döner.

Adım adım: Üyeler uygulamadan nasıl rezervasyon yapar?

Gelmeme (no-show) ne olur?

Yoklamada "Gelmedi" işaretlenen ders paketten düşer ve telafi doğurmaz. Bu, kuralın üyeye en çok anlatılması gereken kısmıdır; GymKod'da hak düştüğünde üye kalan hakkını kendi uygulamasında görür, "neden eksildi" sorusu kaynağında cevaplanır. Ders saatinden 2 saat önce üyeye uygulama bildirimi gider (SMS değil, ücretsiz), gelmeme oranını düşüren en ucuz önlem budur. İsterseniz gün sonu otomatik yoklama her gece 03:00'te, işaretlenmemiş dersleri kapatır.

Telafi nasıl çalışır?

Süresinde iptal edilen ders "Telafi Hakkı Olan Üyeler" listesine düşer; tarih, saat, eğitmen ve oda seçip telafi dersi açarsınız. Telafi hakkı paketin boş hakkıyla sınırlıdır ve bir iptale tek telafi verilir; "Gelmedi" telafi doğurmaz. Stüdyonun kapalı olduğu günlere (bayram, tadilat) denk gelen dersler tek seferde üyelerin paket sırasının sonuna eklenir ve paket süresi kapalı gün kadar uzar; bu da üyeye telafi vermekle uğraşmadan çözülür. Adım adım: Telafi seansı nasıl açılır?, Stüdyo kapalıyken dersler ne olur?

Sabit saati olan üyede iptal

Her hafta aynı gün ve saatte gelen üye iptal ettiğinde o saat o hafta boşa düşer; ders paketin sonuna ya da başka güne taşınabilir, üyenin hakkı yanmaz. Paketi bittiğinde ise saati başkasına vermeden "Paket Yenileme Bekleniyor" olarak korursunuz; üye devam ederse yeni paket aynı saatlere tanımlanır. Adım adım: Ders nasıl taşınır?, Paketi biten üyenin saati nasıl korunur?

Kuralı üyeye nasıl anlatırsınız?

• Üyelik sözleşmesine üç kuralı yazın; GymKod'da sözleşmeyi PDF olarak yükler, üye uygulamaya girerken okuyup onaylar, kimin hangi sürümü ne zaman onayladığı kayıtlı kalır (nasıl yapılır?).
• İlk derste bir cümleyle söyleyin: "12 saat öncesine kadar uygulamadan iptal edebilirsin, sonra ders düşer."
• Uygulamada kalan hak ve iptal hakkı göründüğü için tartışma azalır; üyeler kuralı ekranda görür.
• İstisnayı siz verin, sistem vermesin: hastalık gibi durumlarda "Gelmedi" yerine dersi taşıyabilir ya da telafi açabilirsiniz; karar görünür ve kayıtlı olur.

Gelir kaybı açısından iptal politikası seçenekleri için gelir kaybını önleyen iptal politikaları yazısına, bütün randevu düzeni için pilates randevu programı ve randevu sistemi sayfasına bakın.