Pilates stüdyosu için program nasıl seçilir? (2026): 12 kriter, demo senaryoları ve kontrol listesi

Bu rehber, daha önce ayrı ayrı yazdığımız dört yazıyı (ideal pilates yazılımı, randevu takip programı seçimi, randevulu stüdyo yazılımı, butik stüdyo randevu ve paket takibi) tek yerde toplar. Pilates, reformer, PT, yoga ve grup dersi yapan butik stüdyolar için geçerlidir; kuaför ya da klinik gibi genel randevu işleri için yazılmadı.

Stüdyo sahibinin yaşadığı üç temel sorun

1. Çakışma: aynı saatte aynı eğitmene ya da aynı odaya iki üye yazılır; hata ders saatinde ortaya çıkar, üye boşuna gelir. Reformer stüdyosunda kapasite eğitmen sayısıyla değil oda ve alet sayısıyla sınırlı olduğu için risk daha büyüktür.
2. Kalan hak belirsizliği: 10'luk paketin kaç dersi kaldı, iptal edilen ders düştü mü, telafi verildi mi? Deftere bakan herkes farklı sayıyor; üye de her seferinde soruyor.
3. Ay sonu hesabı: hangi eğitmen kaç ders yaptı, hangi dersler sayılır, prim ne kadar? Yoklama ile ödeme ayrı yerlerdeyse hesap saatler sürer ve tartışma çıkar.

Program seçerken 12 kriter

1. Eğitmen çakışma kontrolü. Aynı eğitmene aynı saatte ikinci ders yazılamamalı. Demo'da deneyin: ikinci randevuyu yazmaya çalışın, sistem durdurmalı.
2. Oda ve reformer kapasitesi. Oda, adı ve kapasitesiyle tanımlanmalı; dolunca yeni üye yazılamamalı. GymKod'da normal randevuda ve üyenin rezervasyonunda kapasite aşılamaz; yalnız yönetici ders taşırken uyarıyı görüp bilerek aşabilir.
3. Seans paketi ve hak düşümü. Ders "Geldi" ya da "Gelmedi" işaretlenince hak kendiliğinden düşmeli; iptal telafi hakkına dönmeli. Mat ve reformer paketleri ayrı tanımlanabilmeli: üye reformer dersine gelince hak reformer paketinden, mat dersine gelince mat paketinden düşmeli.
4. Süreli üyelik desteği. Ders sayısı yerine gün sayısıyla satılan üyelik (örneğin 30 gün) de olmalı; ikisi aynı panelde yan yana durmalı. Dondurma yalnız süreli üyelikte anlamlıdır.
5. Üyenin kendi uygulaması. Üye randevusunu, kalan hakkını ve iptal hakkını kendi telefonundan görmeli; yeni paket talebini uygulamadan gönderebilmeli. Uygulaması olmayan sistemde her soru size gelir.
6. Online rezervasyon ve onay modu. İşletme sahibi eğitmenlerin uygun gün ve saatlerini ayarlar; üyeler bu saatlerden uygulamadan rezervasyon yapar. Onayın hizmet bazında seçilebilmesi önemli: "otomatik onayla" ya da "onay beklesin". Kaç gün önceden, en az ne kadar önce, aynı anda kaç açık randevu gibi kurallar ayarlanabilmeli.
7. İptal ve telafi kuralları. Üye iptali açılıp kapatılabilmeli, en geç iptal süresi ayarlanabilmeli; iptal edilen ders telafi listesine düşmeli; stüdyonun kapalı günlerine denk gelen dersler tek seferde paketin sonuna eklenebilmeli.
8. Yoklama. Yoklama ders bazında alınmalı ve pakete bağlı olmalı. QR ile yoklama (üye kendi telefonundan okutur, "Geldi" işlenir) resepsiyon yükünü kaldırır; turnike ya da donanım gerekmemeli.
9. Eğitmen hakedişi. Ay sonunda TL olarak hazır gelmeli: ders başı ücretle (birebir, ikili, grup ayrı) ya da paket gelirinden yüzde primle. Yalnız "Geldi" ve "Gelmedi" sayılmalı, iptal sayılmamalı.
10. Kasa ve borç. Paket satışı, kısmi tahsilat ve kalan borç üye kartında görünmeli; borçlu üyeler ayrı listede toplanmalı; son ödeme günü hatırlatma gitmeli.
11. Bildirimler ve SMS maliyeti. Ders hatırlatması, paket bitiyor uyarısı ve borç hatırlatması kendiliğinden gitmeli. SMS ile gidiyorsa kredi maliyetini sorun; uygulama bildirimi ücretsizdir.
12. Fiyat modeli, deneme ve geçiş. Eğitmen ya da üye sayısı arttıkça fiyat artıyor mu? Deneme bir paket dönemini kapsayacak kadar uzun mu, kredi kartı isteniyor mu? Mevcut üye listenizi kim aktarıyor? GymKod'da fiyat tektir (aylık 1.000 TL + KDV, yıllık 10.000 TL + KDV), ilk 3 ay ücretsizdir, kredi kartı istenmez; Excel, defter fotoğrafı ya da WhatsApp listenizi GymKod ekibi aktarır.

Bulut tabanlı mı, masaüstü mü?

Masaüstü programda veri tek bilgisayarda durur; eğitmen telefondan bakamaz, üyeye uygulama verilemez, bilgisayar bozulunca kayıt gider. Bulut tabanlı sistemde işletme web panelinden, eğitmen ve üye telefondan aynı kayda bakar; kurulum ve yedek sizin işiniz değildir. Butik stüdyo için seçim bulut tarafındadır; sorulacak tek soru verinizin nerede tutulduğu ve ayrılırsanız nasıl alacağınızdır.

Demoda deneyeceğiniz 6 senaryo

Özellik listesi değil, kendi günlük işiniz karar verdirir. Her yazılımda aynı altı işi yapmayı deneyin:

1. Aynı eğitmene aynı saatte ikinci ders yazmayı deneyin; durdurmalı.
2. 4 kapasiteli odaya 5. üyeyi yazmayı deneyin; durdurmalı.
3. 8'li reformer ve 10'lu mat paketi satın, üyeyi bir reformer bir mat dersine yazın, yoklama alın; haklar doğru paketlerden düşmeli.
4. Bir dersi iptal edin; telafi listesine düşmeli, hak yanmamalı. Bir dersi "Gelmedi" işaretleyin; paketten düşmeli.
5. Üye uygulamasından uygun saate rezervasyon yapın; onay modunu değiştirip tekrar deneyin.
6. Ay sonu eğitmen hakedişini çıkarın; ders ders döküm ve TL toplamı görünmeli.

Altısı da birkaç dakikada ve kendi başınıza yapılabiliyorsa yazılım stüdyo için yazılmıştır. Biri satış ekibinin "biz ayarlarız" dediği bir şeyse, o iş her gün sizin elinizde kalacak demektir.

Karşılaştırma kontrol listesi

Excel ve WhatsApp nerede yetersiz kalır?

Excel paket hakkını listeler, WhatsApp iletişim kurar; ama ikisi de randevu, yoklama, kalan hak, ödeme ve üye görünümünü birbirine bağlamaz. Bir bilgi güncellenip diğeri unutulduğunda takip bozulur ve en pahalı hata ortaya çıkar: hakkı bitmiş üyeye ders yazmak ya da ücreti alınmamış paketi açmak. Ayrıntılı kıyas: Excel mi GymKod mu?

GymKod bu ihtiyacı nasıl karşılar?

GymKod genel bir randevu aracı değil; randevu, seans paketi, yoklama, üye kartı, kasa, eğitmen hakedişi ve üye uygulamasını birlikte yöneten bir stüdyo yönetim yazılımıdır. Odak pilates, reformer ve PT stüdyolarıdır; yoga, dans ve grup dersi yapan butik stüdyolarda da aynı yapı çalışır. Nasıl yapıldığını adım adım görmek için: reformer ve oda kapasitesi, mat ve reformer için ayrı paket, üyenin uygulamadan rezervasyonu, telafi seansı, eğitmen hakedişi, kasa ve borç. Stüdyonuzu yeni açıyorsanız önce pilates stüdyosu nasıl açılır? rehberine bakın.